Як сортувати документи в алфавітному порядку

Навести порядок в роздрукованих документах - як по роботі, так і особистих цілях - можна без особливого клопоту, якщо впорядкувати їх за алфавітом. Така організація документів дозволить і вам, і будь-якій іншій людині швидко знайти потрібні відомості, а також забезпечить захист документів. Втім, не все так просто, і в справі сортування документів за алфавітом є кілька тонкощів, про які ми вам зараз і розповімо.

Метод1З 2:

Сортування за алфавітом

Розкладіть документи за алфавітом, виходячи з їх назви. використовуйте для цього так званий алфавітний покажчик.
Покладіть документи в ту чи іншу буквену папку, виходячи з того, з якої літери вони починаються. упорядковувати документи, які починаються з однієї і тієї ж літери, треба по другій букві назви. Якщо ж і друга буква збігається - то по третій. Або по четвертій. Або по п'ятій. Відхилень від цього алгоритму тут немає і бути не може, але це воздасться вам сторицею - це сортування зітре всі білі плями в документації.
Опишіть, яким чином ви сортували документи. вам потрібно, щоб кожен, хто має доступ до впорядкованих вами документів, знав, за яким принципом вони розкладені.
Покладіть документи в ящик або Туди, де вони повинні зберігатися, не порушуючи порядку. додаючи до документів щось нове, не забувайте про алфавіт!

Метод2З 2:

Індексація документів

Скористайтеся ярликами з буквами алфавіту. індексація (простіше кажучи - підписування) документів є основою основ у справі упорядкування документів. Саме на цьому етапі документи будуть переноситися у відповідні розділи та секції Вашого каталогу. Власне, назви розділів служать для опису їх вмісту, і тоді назва розділу стає і назвою документа. Упорядкуйте розділи за алфавітом, скориставшись наведеними нижче порадами.
Імена власні можна проіндексувати в наступному порядку: прізвище, потім ім'я, потім по батькові або друге ім'я. Пунктуацію можна ігнорувати.
- Якщо використовуються префікси, то з'єднайте префікс з тією частиною імені, яку він передує, і поставте її на перше місце. Знаки пунктуації не потрібні.
- Дефіси можна ігнорувати, а частини імені до і після дефіса ставте на перше місце.
- Абревіатури і однобуквені слова індексуються як є. Ініціали дробляться на окремі частини.
- Посади та іменні суфікси вказуються в останню чергу, при цьому спершу вказується посада, потім суфікс.
Документи, що відносяться до організацій, можна впорядкувати за назвою оних підприємств. в даному випадку кожне слово назви організації вважається окремим елементом. Облік йде в тому ж порядку, в якому представлені в назві слова.
- Абревіатури і однобуквені слова індексуються як є. Букви при цьому слід розділяти пробілами і вважати окремими один від одного елементами.
- Знаки пунктуації в даному трапляється опускаються, слова до і після пунктуаційних знаків вказуються в першому елементі.
- Цифри і номери записуються в буквеному форматі і індексуються так, як індексувалися б, будь вони спочатку словами. Знаки пунктуації знову ж опускаються. Документи, назва яких починається з римських цифр, розташовуються раніше аналогічних, чия назва починається з арабських цифр, при цьому цифри вказуються від меншої до більшої. Тільки після цього можна розташовувати документи, що починаються зі слів.
- Всі символи записуються словами, всі цифри, безпосередньо пов'язані з символом, слід вказувати в першому елементі.
Назви урядових організацій індексуються із зазначенням на першому місці країни і регіону юрисдикції тієї чи іншої організації. Назва організації вказуються в наступному елементі, а слова "управління", "бюро", "представницьке" і аналогічні вказуються в самому кінці.
У тому випадку, якщо Імена однакові, використовуйте адресу для каталогізації документів. використовуйте наступний порядок: назва &#gt; Регіон &#gt; місто &#gt; назва вулиці &#gt; номер будинку.

Поради

Завжди кладіть документи назад туди ж, звідки ви їх брали.
При індексації важливо в першу чергу слідувати стандартним правилам, тільки потім - корпоративним.
Розробіть систему для вказівки, коли і ким був отриманий документ.