Існує безліч різних ситуацій, коли клієнту необхідно зв'язатися з компаніями або виробниками, з різних ділових питань. Але коли приходить час, відправити електронний лист в службу підтримки клієнтів, Деякі люди можуть відчути себе в глухому куті. Часто виникають питання про те, як написати такі листи в електронній формі, так як вони зазвичай пишуться в паперовому варіанті, і які загальноприйняті стандарти найчастіше застосовуються до листів такого типу. Хоча такі стандарти і залежать від галузі, регіону та культури, все ж існують деякі загальні рекомендації, що забезпечують ефективність електронного листа, відправленого в службу підтримки. Ось кращі рекомендації від тих, хто стикався з такого роду листами раніше.
Кроки
Метод1З 1:
Написати електронний лист до служби підтримки клієнтів
Метод1З 1:
Перевірте веб-сайт.переконайтеся, що компанія ще НЕ вирішила вашу проблему перед тим, як відправити лист. Це збереже час і зусилля всім, включаючи і вас, і буде сприйнято з вдячністю.- Поки ви перевіряєте сайт пошукайте кращі канали комунікації. Не завжди електронна пошта є найкращим каналом, і вам потрібно з повагою поставитися до такої політики компанії і зв'язатися з нею іншим шляхом. Багато компаній пропонують телефонну підтримку та додаткові послуги служби підтримки, наприклад, абонентську поштову скриньку.
-
Пошукайте спеціальні он-лайн ресурси в Інтернеті.багато компаній пропонують індивідуальні адреси електронної пошти для спеціальних питань, наприклад, для відстеження доставки товару, повернення товару або технічної підтримки. Можливо, що використання наданих каналів зв'язку буде значно ефективніше, ніж стандартний лист на загальну електронну пошту компанії. Крім того, якщо ви будете ігнорувати надані засоби зв'язку, то процес зв'язування з компанією може зайняти значно більше часу.
-
Включіть інформацію, що ідентифікує вас, у ваш лист до служби підтримки. компанії необхідно знати які продукти або послуги ви придбали, а також дату покупки і очікувані дати доставки товару або надання послуги. Можливо, що компанії також буде необхідно дізнатися вашу домашню адресу і кількість придбаних товарів. Переконайтеся, що все це викладено у вашому електронному листі.
-
Використовуйте відповідний тон.деякі експерти звертають увагу, на те що листи в службу підтримки клієнтів, написані без уваги до етикету, можуть бути проігноровані або ж їх ефективність буде набагато нижче. Намагайтеся дотримуватися певного стилю в листі, що покаже ваш рівень освіти і знань, не використовуючи надмірно провокаційні заяви.
-
Попросіть бажане безпосередньо.багато досвідчених авторів електронних листів до служби підтримки клієнтів вважають, що краще бути відвертим про ваші очікування. Компанія може погодитися чи ні з вашими вимогами, але, надавши чітку інформацію ви допоможете представнику компанії не тільки зрозуміти вашу точку зору, але і показати вашу думку про всі виникаючі питання, про продукцію або інші проблеми в обслуговуванні клієнтів.
- Дізнайтеся більше про політику компанії. При складанні запиту, ви можете спочатку провести дослідження, щоб зрозуміти, які вимоги, швидше за все, будуть задоволені. Як вирішити проблему-залежить від вас, але розуміння позиції компанії допоможе вам зробити ваші повідомлення більш ефективними.
