Якщо ви працюєте в бізнесі, швидше за все, вам доведеться відправляти ділову кореспонденцію незнайомим людям. Написання листів може здатися вам незручним моментом, але це частина вашої роботи. Незручності можна уникнути, якщо скласти професійне ділове лист, що складається з вступної частини, чіткої вказівки мети листа і логічного завершення, в якому ви дякуєте одержувача за надання уваги. Крім того, професійний підхід до складання електронного листа допоможе йому опинитися в папці «Вхідні», і не потрапить в «кошик» одержувача.
Кроки
Вкажіть тему листа в професійній і доречною манері.темою листа не можуть бути слова "Привіт"або " спасибі". Подібні вирази позначаються як "Спам". Тема листа повинна відразу ж доносити до одержувача мета Вашого повідомлення. Якщо мета Вашого повідомлення ясна, адресат захоче відразу ж відкрити і прочитати його вміст.-
Вивчіть ім'я та прізвище одержувача.перегляньте веб-сайт компанії. Визначтеся, чи існує обраний вами адресу електронної пошти. Знайдіть телефонний номер організації і запросіть номер одержувача по телефону. Електронний лист зі змістом імені сприймається більш серйозно, ніж анонімне послання.
-
Вкажіть свої дані і Назві організації, представником якої ви є.якщо ви зробите це спочатку листа, одержувач швидше визначитися, навіщо йому читати написане.
-
Професійно і чітко вкажіть своє прохання, пропозицію або заяву.якщо ви вкажете суть справи і чітко визначте мету листа, ви створите образ професіонала, який ваш одержувач зможе сприйняти всерйоз. Включіть в лист деталі, конкретне місце розташування, витрати та іншу супутню інформацію. Уникайте надмірного красномовства. Ваш одержувач-ділова людина, і у нього немає часу читати хаотичне лист.
-
Надайте інформацію, яку вам хотілося б бачити у відповідному листі.навіть якщо у вашому листі відображається адреса відправника, краще вказати свою адресу електронної пошти, номер телефону, місцезнаходження та інші контактні дані (наприклад, ім'я користувача або факс). Дайте одержувачу знати про ваші очікування щодо відповіді та часових рамок.
-
Подякуйте адресату в завершальній частині листа.одержувач надав Вам увагу і розташування, прочитавши отриманий електронний лист до кінця. Найкраще подякувати людині за час, витрачений на віртуальну переписку.
