1. Головна
    2. Лист
    3. Як форматувати лист-

Як форматувати лист-

Правильний формат написання листа багато в чому залежить від його типу. Дружнє лист відрізняється від формального, а традиційні листи відрізняються від тих, які відправляють по електронній пошті. Прочитайте цю статтю, і ви дізнаєтеся, як правильно скласти ваш наступний лист.

Метод1З 3:
Формальний або діловий лист[1]

  1. У верхній частині листа помістіть адресу відправника.вкажіть адресу, місто, регіон Та Поштовий Індекс.
    • Адреса відправника повинна бути вирівняна по лівому краю з використанням одиночного міжрядкового інтервалу.
    • Не вказуйте ім'я відправника або його посаду. Ця інформація буде включена в Висновок листа, тому приводити її двічі буде зайвим.
    • Якщо ви надсилаєте лист на професійному бланку, який вже включає цю інформацію, пропустіть цей крок. Не повторюйте адресу відправника два рази.
    • Перш, ніж приступити до основної частини листа, пропустіть один рядок.
  2. Вкажіть дату.введіть дату написання листа або дату його завершення.
    • Вирівняйте дату по лівому краю.
    • Пишіть дату в форматі»день-місяць-рік". Місяць пропишіть текстом, а день і рік вкажіть цифрами.
    • Приклад: 14 травня 2013 р.
    • Залиште порожній рядок між датою і наступною частиною листа.
  3. При необхідності Наведіть посилання на попередню переписку або розмову. [2] якщо в листі ви посилаєтеся на певну документацію або попередню переписку, ви можете вказати це в цьому пункті.
    • Посилання вирівняйте по лівому краю.
    • Вкажіть посилання на лист, оголошення про роботу або запит про надання інформації.
    • Пропустіть один рядок після посилання, щоб відокремити його від основної частини.
  4. Вкажіть адресу одержувача.додайте ім'я та посаду одержувача, а також назву компанії, адресу, місто, регіон Та Поштовий Індекс.
    • Вся ця інформація повинна бути вирівняна по лівому краю з використанням одиночного міжрядкового інтервалу. Ім'я одержувача має бути написано на окремому рядку, так само як і його посада, назва компанії та адреса одержувача. Місто, область, регіон і поштовий індекс вкажіть в цьому ж рядку.
    • Якщо ви відправляєте лист в іншу країну, вкажіть назву країни великими літерами на окремому рядку нижче адреси.
    • Після адреси залиште один рядок порожній.
    • Адресуйте лист конкретній людині щоразу, коли це можливо.
  5. Увімкніть ввічливе привітання.типове привітання починається з " Шановний (а)", після чого слід ім'я одержувача і його по батькові (якщо це може бути застосовано до ситуації). За назвою слід кома.
    • Привітання слід вирівнювати по лівому краю.
    • Якщо ви не знаєте стать одержувача, замість «Шановний (а)» ви можете написати»Добрий день... "
    • Залиште порожній рядок після привітання.
  6. Напишіть тему листа, якщо це необхідно. Заголовок листа пишеться з приводом " о "(»об") у формі прийменникового відмінка і ставиться перед привітанням.
    • Звернення має бути вирівняно по лівому краю.
    • Намагайтеся зробити заголовок коротким, проте вмістивши в ньому зміст листа. Намагайтеся вмістити його в одному рядку.
    • Зверніть увагу, що це необов'язкова вимога.
    • Залиште порожній рядок після заголовка.
    • Пропустіть заголовок, якщо ви вказали посилання на попередню переписку.
  7. Коротко пропишіть основний зміст листа. використовуйте Одиночний міжрядковий інтервал, але залиште порожній рядок між кожним абзацом і після останнього пункту.
    • Вирівняйте весь текст по лівому краю і не використовуйте відступи.
    • Тіло вашого листа повинно включати короткий вступ, що пояснює мету всього листа, більш велику частину, що конкретизує цю мету, і висновок, який підводить підсумок.
  8. Завершіть ввічливим висновком.додайте ввічливий висновок на кшталт «з повагою«,» з найкращими побажаннями «або»дякую".
    • Заголовної залиште тільки першу букву першого слова.
    • Вирівняйте по лівому краю.
    • Після укладення повинна слідувати кома.
    • Залиште чотири порожні рядки під висновком перед введенням свого повного імені, а потім на рядок нижче вкажіть свою посаду.
  9. Поставте свій підпис.Напишіть своє ім'я від руки, бажано прописом, між текстом висновку і розшифровкою вашого підпису.
  10. Згадуйте про додатки до листа.якщо ви прикладаєте до листа будь-які документи, на один рядок нижче вашого імені І титулу напишіть "Додатки" і перерахуйте наявні додатки.
    • В цьому немає необхідності, якщо в листі немає ніяких додатків.
    • Зберігайте Одиночний міжрядковий інтервал і вирівнювання по лівому краю.
  11. Вкажіть ініціали друкарки, якщо це можливо.якщо інша людина набирав лист під вашу диктовку, включіть ініціали друкарки в самому низу листа, на один рядок нижче додатків.

Метод2 З 3:
Дружній лист[3]

  1. Увімкніть заголовок. цей пункт повинен включати поштову адресу відправника, місто, регіон і поштовий індекс.
    • Використовуйте Одиночний міжрядковий інтервал і помістіть заголовок у верхньому правому куті листа.
    • На окремому рядку напишіть вулицю і номер будинку. На наступному рядку вкажіть місто, регіон і поштовий індекс.
    • Зверніть увагу, що вказувати адресу одержувача в дружньому листі не потрібно.
  2. Вкажіть дату.вкажіть дату написання листа або його завершення на окремому рядку прямо під заголовком.
    • Напишіть дату у форматі "день-місяць-рік". Написання Місяця текстом вважається стандартним форматом, але ви також можете написати всю дату в числовому форматі.
    • Дата повинна бути вирівняна по правому краю.
    • Напишіть дату безпосередньо під заголовком. Не пропускайте рядок.
  3. Напишіть дружнє привітання. привітання "Шановний" як і раніше є найбільш використовуваним, але, в залежності від ваших відносин, ви можете написати ім'я одержувача без формальностей.
    • Відправляючи лист другу або однолітку, як правило, можна написати тільки ім'я, наприклад: «дорога Женя!»
    • Якщо ви пишете особі, яка старша за вас або когось, до кого ви повинні проявити трохи поваги, включіть його ім'я та по батькові, наприклад: «шановна Алла Робертівна».
    • Після привітання поставте кому.
    • Залиште порожній рядок між привітанням і датою, а також між привітанням і основним текстом.
    • У листі ще ближчому другові звернення "Шановний «можна замінити дружнім привітанням»Привіт".
    • Вирівняйте привітання по лівій стороні.
  4. У тексті листа напишіть введення, тіло і висновок. введення і висновок повинні складатися тільки з одного короткого пункту, але основна частина, як правило, значно більше.
    • Основний текст листа вирівняйте по лівому краю.
    • Весь основний текст повинен бути надрукований з використанням одиночного інтервалу. Як правило, в дружньому листі немає необхідності пропускати рядки між абзацами, але ви можете зробити це для зручності читання вашого листа.
    • Перший рядок кожного абзацу починайте з відступу.
    • Після основного тексту залиште порожній рядок, щоб відокремити його від висновку.
  5. Використовуйте відповідний висновок. після укладення поставте кому, але не включайте друковану версію вашого імені після нього.
    • Висновок повинен збігатися з заголовком.
    • "З повагою" як і раніше є найпоширенішим варіантом для укладення навіть в дружніх листах. Якщо лист адресовано досить близькій людині, ви можете використовувати менш традиційний висновок. Спробуйте щось на кшталт " до швидкої зустрічі!"або" До зв'язку!»
  6. Поставте свій підпис.поставте свій підпис прямо під висновком. Зазвичай ім'я пишуть прописом, а не друкують.
    • Якщо ви з одержувачем звертаєтеся один до одного по імені, ви можете написати в підписі тільки своє ім'я. Якщо одержувач може не впізнати вас тільки по імені, не забудьте включити своє прізвище.

Метод3 З 3:
Формальний електронний лист[4]

  1. Відокремте заголовок від самого листа.вкажіть тему листа в полі "Тема". Не пишіть тему в самому тілі електронного листа.
    • Переконайтеся, що вибрана тема коротко, але точно описує зміст листа-це дозволяє одержувачу швидко просканувати її і миттєво дізнатися, чого очікувати.
  2. Пропустіть заголовок.зазвичай в електронному листі не вказують адресу відправника, адресу одержувача або дату, навіть якщо цей лист носить формальний характер.
    • Причина цього досить практична. Оскільки лист направляється в цифровому вигляді, вказувати фізичну адресу не має ніякого сенсу. Крім того, більшість служб електронної пошти мають «параметри конверта», які включають електронну адресу відправника, адресу електронної пошти одержувача, тему та дату.
  3. Увімкніть ввічливе привітання.незважаючи на те, що формат такого листа трохи спрощений, ви все одно повинні включити ввічливе привітання, яке починається з «Шановний (А)» і включає в себе ім'я одержувача і його по батькові.
    • Вирівняйте привітання по лівому краю.
    • Строго кажучи, найбільш правильний розділовий знак після привітання-це кома. Проте, якщо замість структури «Шановний...» ви використовуєте привітання «Добрий день», ви можете поставити знак оклику.
    • Адресуйте лист конкретному одержувачу, якщо це можливо. Намагайтеся не відправляти листи, не вказавши одержувача.
    • Якщо ви не впевнені, як варто звертатися до одержувача, замість цього ви можете написати просто вітання, наприклад: «Добрий день... »
    • Після привітання залиште порожній рядок.
  4. Намагайтеся зробити текст листа коротким, але інформативним. як і в будь-якому листі, основний текст повинен включати введення, тіло листа і висновок. Постарайтеся, щоб весь текст листа, в тому числі основна частина, був настільки коротким і точним, наскільки це можливо.
    • Вирівняйте основний текст по лівому краю.
    • Не використовуйте відступи.
    • В основному тексті використовуйте одиночні міжрядкові інтервали, а після кожного абзацу залишайте один порожній рядок.
  5. Використовуйте ввічливий висновок.напишіть «з найкращими побажаннями» або інший не менш ввічливий висновок після основного тексту листа.
    • Вирівняйте висновок по лівому краю.
    • Тільки першу букву першого слова робіть заголовної.
    • Після укладення поставте кому.
    • Інші можливі варіанти висновку:» Заздалегідь дякую«,» з повагою«,»з найкращими побажаннями".
  6. Напишіть своє ім'я. Напишіть ім'я безпосередньо під висновком.
    • Вирівняйте ім'я по лівому краю.
    • Не залишайте місце для підпису, так як в електронній версії листа підписати його від руки неможливо.
  7. Вкажіть свою контактну інформацію в нижній частині.з нового рядка напишіть свою фізичну адресу, номер телефону, адресу електронної пошти, веб-сайт або блог.
    • Вирівняйте цю інформацію по лівому краю з одиночним інтервалом. Кожну нову інформацію напишіть з окремого рядка.

Поради

  • Зверніть увагу, що існують деякі відмінності між офіційними листами в російськомовних і англомовних країнах. В англомовних країнах дата може бути записана у форматі "місяць-день-рік", а після привітання може слідувати не кома, а двокрапка.[5]
  • Наведені вище інструкції пояснюють, як написати офіційний лист, використовуючи блоковий формат, але ви також повинні ознайомитися з модифікованою структурою і напів-блоковим форматом.[6]
    • Модифікований формат має на увазі вирівнювання адреси відправника і дата по правому краю, а висновок повинен відповідати початку рядка із зазначенням адреси відправника.
    • У напівблочному форматі адреса відправника, дата і висновок вирівнюються по центру сторінки. Крім того, кожен абзац листа починається з відступу, а текст має Одиночний міжрядковий інтервал.

Джерела

  1. ↑ Http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
  2. ↑ Http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
  3. ↑ Http://www.chebeague.org/powellmcgillicuddy/socialstudieslinks/penpal/letterformat.html
  4. ↑ Http://blog.nathanbransford.com/2010/03/how-to-format-query-letter.html
  5. ↑ Http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-uk-business-letter/
  6. ↑ Http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/

Ще почитати: