Як імпортувати дані з Excel в Access: 8 кроків

Частина1З 3:

Підготовка до імпорту даних з Excel в Access

1. 
   На комп'ютері запустіть Excel і Access. необхідно купити і завантажити пакет Microsoft Office, який містить і Excel,^[1] і Access. Це можна зробити на офіційному сайті компанії Microsoft.

   • Встановивши пакет Microsoft Office, в Windows Натисніть "Пуск" – "всі програми".^[2]
   • Натисніть " Microsoft Office "і в меню, виберіть" Access "(або"Excel"). Швидше за все, у вас вже є таблиця Excel, яку ви завантажили або отримали по електронній пошті. За допомогою програми Excel ви зможете відкрити таку таблицю.
2. 
   Перед імпортом даних в Access обробіть таблицю Excel.це сильно полегшить завдання по перенесенню даних з Excel в Access. Суть в тому, що в різних таблицях певні дані повинні мати один формат.^[3]

   • Для початку переконайтеся, що перший рядок кожної імпортованої таблиці містить назви (заголовки) стовпців – назви повинні ясно характеризувати дані, занесені в стовпці.^[4] наприклад, якщо стовпець містить прізвища людей, назвіть його "прізвища". Давайте точні назви, щоб полегшити процес узгодження заголовків стовпців в різних таблицях.
   • В Access ви можете узгодити однорідні елементи в двох і більше таблицях Excel. Наприклад, у вас є таблиця Excel з даними по заробітній платі, яка містить ПІБ (прізвище, ім'я, по батькові), адреси та суми заробітної плати. Припустимо, ви хочете зіставити цю таблицю з іншою таблицею, що включає дані про пожертвування на якийсь проект (ПІБ, адреси та суми пожертвувань). У Access ви можете узгодити заголовки стовпців у різних таблицях. У нашому прикладі узгодьте назви стовпців з прізвищами, щоб з'ясувати, які люди присутні в обох таблицях.
   • Перегляньте кожну таблицю Excel і переконайтеся, що дані внесені в одному форматі; в іншому випадку обробіть таблицю так, щоб привести дані до одного формату.^[5] такий підхід до формату даних відображає слово "реляційна" (від relation – залежність, зв'язок) в описі Access. Наприклад, якщо в зарплатній таблиці в стовпці "ПІБ" введені прізвища, імена та по батькові, а в таблиці про пожертвування в стовпці "ПІБ" – тільки прізвища та Імена, то Access не вважає дані стовпці однорідними (тобто не зможе узгодити їх). Тому однаковими повинні бути як назви стовпців, так і формат даних, які містяться в цих стовпцях.
3. 
   Розділіть дані в стовпцях таблиці Excel. для того щоб зробити елементи таблиці Excel однорідними (для їх імпорту в Access), розділіть інформацію у відповідних стовпцях.^[6]

   • Наприклад, ви можете помістити прізвище в один стовпець, ім'я-у другій, а по батькові – в третій. Аналогічним чином поступите з відповідним стовпцем у другій таблиці. Тепер в Access Ви зможете узгодити, наприклад, прізвища з однієї таблиці з прізвищами з іншої і знайти людей, які присутні в обох таблицях.
   • Для розділення даних у стовпці Excel виділіть потрібний стовпець. На панелі інструментів натисніть "дані". Потім натисніть "Текст по стовпцях". Рекомендується вибрати опцію"з роздільниками". Потім натисніть "Далі".
4. 
   Для розділення даних, розташованих в одному стовпці, слідуйте підказкам майстра текстів. виконайте наступні дії:

   • Виберіть символ-роздільник між даними. Пам'ятайте, що інформація, занесена в осередок, розділяється якимось символом. Як правило, таким символом-роздільником є пробіл, кома або крапка з комою. У переважній більшості випадків інформація розділяється пробілом. Наприклад, в осередок занесена наступна інформація: Іванов Іван Іванович. Тут прізвище відокремлене від імені пробілом, а ім'я відокремлене від по батькові також пропуском. У цьому випадку у вікні Майстра текстів виберіть опцію"пробіл".
   • Натисніть "Далі". Потім натисніть "Готово". Стовпець з осередком "Іванов Іван Іванович" розділиться на три стовпці. Тепер ви можете присвоїти ім'я кожному з трьох нових стовпців, тобто назвати їх як" прізвище"," Ім'я","по батькові". Перед поділом інформації праворуч від розділяється стовпця вставте кілька порожніх стовпців, щоб Excel заніс в них розділені дані (а не в уже заповнені стовпці з іншими даними).