1. Головна
    2. Світ роботи
    3. Як написати Порядок денний для зборів

Як написати Порядок денний для зборів

Ніхто не любить затягнуті безцільні збори. Якщо вам необхідно написати Порядок денний, то намагайтеся не допускати такого розвитку подій. Складіть чіткий порядок денний, визначте всі теми, які необхідно розглянути, а також час, відведений на кожне питання. Створіть і дотримуйтесь плану, щоб ефективно провести зустріч і не витрачати цінний час колег даремно.

Частина1З 3:
Складіть базовий план

  1. Запитайте інформацію у колег. Люди будуть активніше брати участь у зборах, Якщо дозволити їм впливати на порядок денний. Вислухайте пропозиції про те, що слід розглянути, і додайте в документ відповідні питання. [1]
    • Можна заздалегідь написати електронні листи або зустрітися з кожним індивідуально.
    • Проведіть підготовку за 6-7 днів до зборів, щоб колеги встигли внести свої пропозиції. Порядок денний слід завершити за 3-4 дні до заходу.
  2. Визначте головну мету або цілі. збори повинні мати конкретну мету: прийняти рішення, поділитися відомостями, скласти плани на майбутнє або надати звіт. В іншому випадку немає сенсу проводити збори. [2]
    • Необов'язково обмежуватися однією метою. Наприклад, можна вислухати звіт про хід робіт, щоб прийняти важливі рішення на майбутнє.
  3. Зосередьтеся на питаннях, які зачіпають більше пари людей. якщо ситуацію можна вирішити при зустрічі всього двох колег, то її не потрібно включати до порядку денного. Постарайтеся використовувати цінний час на зборах, щоб вирішити питання, які стосуються всіх. [3]
    • Наприклад, якщо вам з колегою потрібно обговорити новий проект, організуйте окрему зустріч.
    • Якщо обговорювати питання, які стосуються лише пари чоловік, інші вважатимуть, що ви даремно витрачаєте їх час. До того ж, зібрати разом велику кількість людей завжди складно, так що скористайтеся таким випадком з розумом.
  4. Скоротіть список питань. необхідно правильно розставити пріоритети. Не завжди можливо розглянути всі питання, тому залиште тільки найважливіше. [4]
    • Наприклад, потрібно «затвердити терміни проектів», обговорити «звіт про хід робіт», «нові проекти», а також провести «групове обговорення ідей». Можна вирішити, що групове обговорення ідей допустимо перенести на інший раз, якщо у вас не залишиться часу.
    • Також можна запланувати Малі наради, щоб вирішити питання, які не потрапляють до порядку денного спільної зустрічі.
  5. В першу чергу розгляньте найважливіші питання. при підготовці зазвичай рекомендується в першу чергу піднімати найважливіші теми. Так всі зможуть обговорити ключові питання ще до того, як учасники виб'ються з сил і стануть менш уважними.
    • Наприклад, питання прийняття важливих рішень може передувати звіту про хід робіт (якщо рішення не залежать від результатів звіту).
    • Якщо збори необхідно закінчити раніше або деяким учасникам потрібно піти ще до завершення Заходу, то всі важливі питання вже будуть вирішені.
  6. Окресліть час обговорення кожного питання. ніколи не знаєш, скільки триватиме обговорення ситуації, але важливо мати хоча б загальне уявлення. Враховуйте загальну тривалість наради і кількість питань. Найважливішим темам слід приділити більше часу, ніж іншим питанням. [5]
    • Наприклад, заплануйте 30 хвилин на звіти про хід робіт, 10 хвилин на обговорення і 10 хвилин на голосування за новими термінами.
    • Якщо не окреслити час, ви не встигнете розглянути порядок денний. Обміркуйте часовий план заздалегідь, оскільки може виявитися, що у вас не вистачає часу на всі вибрані питання.
    • Визначайте часові рамки з урахуванням кількості учасників. Якщо буде присутній 15 осіб, а на обговорення питання виділити 15 хвилин, то у кожного буде менше хвилин для того, щоб висловитися. Це щільний графік, навіть якщо не всі захочуть взяти слово. [6]

Частина2З 3:
Продумайте Порядок денний

  1. Почніть з заголовка для порядку денного та зустрічі. Заголовок повинен показувати читачеві, що він читає Порядок денний. Також він повинен відображати головну тему зустрічі. Виберіть найкращий варіант і вкажіть у верхній частині нового документа. Заголовок повинен бути простим і по суті.
    • Наприклад, використовуйте заголовок: "Порядок денний липневих зборів: обговорення ідей щодо нового проекту», — або: «Порядок денний зборів, серпень 2019 року: зміна термінів проекту».
    • Використовуйте простий діловий шрифт на кшталт Times New Roman або Calibri.
  2. Зарезервуйте час для привітань. у цій частині присутні можуть привітатися один з одним. Також необхідно почати нараду і озвучити головні питання. [7]
    • Якщо на зустрічі є багато незнайомих людей, то можна придумати загальну тему.
    • Якщо Порядок денний призначений для великої зустрічі (наприклад, на конференції), то дана частина займе чимало часу. На офісній нараді привітання зазвичай займає пару хвилин.
    • Також можна передбачити на початок зустрічі можливі зміни в порядку денному.
  3. Сформулюйте теми у вигляді питань, щоб зацікавити присутніх. короткі тези можуть збити з пантелику учасників зборів. Питання містить певний контекст і дозволяє обміркувати ситуацію наперед. [8]
    • Наприклад, замість слів» терміни проектів "краще написати:" чи можна зрушити терміни проекту з урахуванням підвищення попиту?»
    • При необхідності кожне питання можна забезпечити коротким описом.
  4. Вкажіть приблизний час навпроти кожного питання. вказувати час не обов'язково, але такий підхід допоможе людям підготуватися. Наприклад, у разі необхідності вони зможуть запросити додатковий час. [9]
    • Також учасники зможуть скоротити свої зауваження, якщо часу буде мало.
  5. Продумайте порядок обговорення кожного питання зі списку. Порядок визначить ваш підхід до тем. Наприклад, якщо потрібно обговорити перенесення термінів проекту, то всі учасники повинні будуть розглянути тему з різних сторін. Повідомте порядок, щоб всі розуміли, як буде проходити збори. [10]
    • Наприклад, для Питання: "Чи можна зрушити терміни проекту з урахуванням підвищення попиту?"- можна визначити такий порядок: «10 хвилин на обговорення поточного стану справ, 15 хвилин присвятити питанню прискорення темпів виробництва, 10 приділити розгляду аргументів за і проти, ще 5 хвилин на голосування щодо зміщення термінів».
  6. Визначте відповідальних за кожне питання. вкажіть, хто повинен взяти слово при обговоренні конкретної теми. Для людини це не повинно бути несподіванкою. Обговоріть питання заздалегідь і відобразіть прийняте рішення в порядку денному. [11]
    • Якщо ви будете проводити всі збори, то вкажіть цей факт у верхній частині порядку денного.
  7. Зарезервуйте час для почесних гостей. якщо на зборах очікуються гості, які братимуть участь в обговоренні важливих тем, то їм необхідно виділити окремий час. Кожному гостю необхідно присвятити один пункт на порядку денному, навіть якщо вони будуть брати участь відразу в декількох темах. Так вам буде простіше групувати питання і планувати час.
    • Краще зв'язатися з гостями заздалегідь і уточнити час, який їм буде потрібно. Це дозволить вам уникнути незручності і конфліктних ситуацій.
  8. Залиште час для інших питань. цей пункт порядку денного повинен знаходитися в кінці. Таким чином ви зможете поцікавитися, чи є інші невідкладні питання, які потрібно вирішити. До того ж, учасники зможуть повернутися до деяких невирішених проблем або уточнити деталі. [12]
    • Цей пункт покаже учасникам, що у них буде можливість торкнутися питань, яких немає в порядку денному.
    • Також можна передбачити блок питань і відповідей.

Частина3З 3:
Враховуйте всі аспекти

  1. Вкажіть подробиці зустрічі. не забудьте вказати час, дату і місце проведення наради. Також внесіть імена всіх учасників, щоб люди знали заздалегідь, з ким вони зможуть зустрітися і поговорити. [13]
    • Також корисно повідомити список тих, хто зазвичай присутній на таких зборах, але в цей раз не зможе відвідати захід. Дайте зрозуміти, що вони не будуть присутні на зустрічі.
    • Прикладіть карту і вказівки для тих учасників, які раніше не відвідували місце проведення зустрічі.
  2. Перерахуйте попередні роботи, які слід виконати до наради. можливо, колегам необхідно прочитати певні матеріали або вивчити запропоновані рішення. Також можна обміркувати ряд питань. [14]
    • Помістіть цей блок в нижній частині порядку денного. Виділіть текст напівжирним шрифтом або підкресленням, щоб він не залишився без уваги.
  3. Перед розсилкою переконайтеся у відсутності помилок. деякі учасники можуть розраховувати на інформацію в порядку денному, тому переконайтеся у відсутності помилок і неточностей. Такий крок - не просто чемність, але ознака уваги до деталей і поваги до присутніх.
  4. Роздайте або розішліть Порядок денний за 3-4 дні до зборів. так колеги зможуть підготуватися до наради. Не розсилайте документ занадто рано, щоб він не загубився в потоці вхідних листів. [15]
    • Перед великими зборами і конференціями Порядок денний потрібно оприлюднити за кілька місяців.

Поради

  • Використовуйте шаблони в текстовому редакторі. Багато текстових редакторів на кшталт Microsoft Office, Pages для Mac та інші містять шаблони різноманітних особистих і робочих документів, які можуть включати Порядок денний для зборів. Вони допоможуть вам швидко створити грамотний документ.
  • У компаніях нерідко використовується власна форма складання порядку денного.
  • Дотримуйтеся порядку денного, але проявляйте гнучкість. Намагайтеся, щоб зустріч слідувала плану, але поглядайте на годинник. По можливості ввічливо переходите до наступних питань:»Пора переходити до наступного питання, якщо ми хочемо закінчити збори вчасно".

Джерела

  1. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  2. ↑ Https://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
  3. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  4. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  5. ↑ Https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
  6. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  7. ↑ Https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
  8. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  9. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  1. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  2. ↑ Https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  3. ↑ Https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/
  4. ↑ Https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
  5. ↑ Https://www.thebalancecareers.com/how-to-develop-an-effective-meeting-agenda-1918731
  6. ↑ Https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-a-good-agenda-free-template/

Ще почитати: