1. Головна
    2. Лист
    3. Як написати електронний лист з дружнім нагадуванням

Як написати електронний лист з дружнім нагадуванням

Написати електронного листа з дружнім нагадуванням не так-то просто. Важливо не здатися настирливим або нетерплячим, але при цьому донести до співрозмовника свою думку. Використовуйте в листі доброзичливе привітання і м'які формулювання. Наведіть необхідне нагадування, щоб одержувач чітко зрозумів ваші наміри. Переконайтеся у відсутності помилок, щоб доповнити доброзичливий тон професійним виконанням.

Частина1З 3:
Дружній тон

  1. Привітайте одержувача. у діловому листуванні необхідно використовувати стандартні вітання на кшталт"Шановний пане". Особисте листування поступово стає все більш і більш стандартною. Розгляньте кілька прикладів, які допоможуть дружелюбно розпочати лист:[1]
    • Здрастуй, Олексій;
    • Вітаю;
    • Скільки років, скільки зим;
    • Привіт![2]
  2. Згадайте особистий зв'язок з одержувачем.якщо відразу перейти до нагадування, то лист може здатися холодним. Вкажіть особистий зв'язок з адресатом за допомогою фраз, що описують ваші відносини або спільні спогади. Наприклад: [3]
    • Як твої справи в школі?
    • Як поживаєш, друже мій?
    • Здорово ж ми погуляли на минулих вихідних!
    • Коли ми останній раз розмовляли, минулого місяця?
    • Я досі перебуваю під враженням від нашої поїздки! Вже чекаю наступної весни.
  3. Використовуйте м'які формулювання.дана порада особливо важлива для частини листа, в якій міститься нагадування. Якщо ви давно не спілкувалися, то цілком доречні щирі жалю або тактовне прохання пробачити вас, що причиною листа стала необхідність нагадування. Ось кілька прикладів:
    • На жаль, ми бачимося все рідше, але я б хотіла тобі нагадати про ...
    • Після народження сина У мене рідко видається вільна хвилина, але хочу нагадати, що ...
    • Ти був дуже зайнятий, а я вирішив не докучати без причини, але зараз хочу нагадати тобі про ...
  4. Будьте ввічливі.при важливому нагадуванні легко перейти на занадто різкий тон. Пам'ятайте, що в житті одержувача також відбуваються важливі події. Не забувайте про слова" прошу тебе"," буду вдячна " і синонімічних фразах. Використовуйте подібні ввічливі фрази:[4]
    • Прости, що відволікаю тебе, але хотілося б переконатися ...
    • Прошу тебе скоріше відповісти на лист, якщо буде така можливість ...
    • Дякую, що ти знайшов час прочитати лист і написати відповідь. Для мене це важливо.
    • З нетерпінням чекаю твоєї відповіді.

Частина2З 3:
Мета листа

  1. Заповніть рядок теми. Необов'язково придумувати щось оригінальне. Цілком підійде чітка і однозначна формулювання. Адресат з першого погляду зрозуміє мету листа. Деякі приклади теми дружнього нагадування:
    • Уточнення;
    • Нагадування;
    • Щодо прийдешньої зустрічі;
    • Учасникам поїздки.[5]
  2. Вкажіть ваше нагадування.у спробах залишатися дружнім і ввічливим легко забути про найбільш важливу деталь, включаючи нагадування. Помістіть відповідний абзац в початок листа відразу після привітання і згадки про особисте зв'язку. Наприклад:[6]
    • "Привіт, Андрій!
      Давно вже не спілкувалися з тобою. Як дружина і діти? Мої малюки не дають спокійно зітхнути, але вважаю важливим нагадати тобі ...".
    • " Здрастуй, бабуся!
      Прости, давно збираюся написати тобі. Постійно щось відволікає. Хочу нагадати, що ми запрошуємо тебе на вечерю...".
  3. Використовуйте короткі фрази.відомо, що ввічливість в листуванні вимагає більш розлогих формулювань. Наприклад, фраза" працюй старанніше "буде більш ввічливою в такому вигляді:"тобі слід прикладати більше зусиль". Такі вирази звучать ввічливо, але можуть розмити суть листа.
    • Використовуйте спрощену структуру листа. Повідомлення може мати такий вигляд: вітання (початок) → Особистий зв'язок → нагадування → прощання (кінець).[7]
  4. Видаліть непотрібну інформацію.задумайтеся, наскільки необхідно кожне речення або навіть конкретне слово. У деяких ситуаціях " необхідність "може мати широке значення на кшталт:"Це необхідно, щоб лист не здалося холодним". Видаліть з листа всі непотрібні слова і фрази.[8]
    • Можна безболісно видалити прислівники ("дуже"," точно"," сильно"," неймовірно"," вельми"), щоб зробити лист більш лаконічним.[9]
  5. Завершіть лист прощанням.у заключній частині листа необхідно попрощатися з адресатом. [10] використовуйте фрази на кшталт "всього найкращого", "з повагою", "Ваш друг"і" з найкращими побажаннями". Після цього поставте свій підпис. Слід розуміти, що таке прощання може здатися офіційно безособовим. Напишіть приблизно наступне:
    • Твій друг;
    • Удачі;
    • Всіх благ;
    • Гарного дня;
    • До зв'язку;
    • Чекаю якнайшвидшої відповіді.[11]

Частина3З 3:
Перевірка помилок

  1. Перечитайте лист.навіть швидке прочитання допоможе знайти закралися помилки. Коли лист буде готовий, перевірте граматику і правопис.
    • Багато поштових служб використовують безкоштовну перевірку правопису. Якість перевірки залежить від Постачальника послуг. У деяких випадках програма може виявитися неточною.
    • Не забудьте перевірити рядок теми, привітання і прощання. Люди часто обходять увагою такі елементи і перевіряють тільки основний текст листа.[12]
  2. Прочитайте лист вголос.якщо потрібно скласти дуже важливе повідомлення або проявити особливу ввічливість і дружелюбність, то прочитайте весь лист вголос. Звучить як розмовна мова? В такому випадку лист готовий до відправки.[13]
    • Перепишіть громіздкі речення або абзаци. При оцінці керуйтеся здоровим глуздом. Сприйняття завжди суб'єктивно і залежить від особистого стилю мови.
  3. Попросіть іншу людину переглянути лист.у випадку з важливою кореспонденцією (ділове листування) перед відправкою покажіть лист іншій людині. Короткий лист з нагадуванням не займе багато часу, зате свіжий погляд виявить найменші недоліки.
    • Використовуйте будь-яку службу передачі повідомлень. Надішліть другу повідомлення з проханням на кшталт: "Привіт, можеш глянути один короткий лист, який мені потрібно відправити? Це займе у тебе пару хвилин".
    • Не забудьте подякувати людині, яка перечитає ваш лист, адже він надає вам послугу.

Джерела

  1. ↑ Https://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/
  2. ↑ Http://www.businessinsider.com/the-perfect-way-to-start-an-email-and-greetings-you-should-avoid-2016-5/#-1
  3. ↑ Http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
  4. ↑ Http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
  5. ↑ Http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-excellent-email-subject-line-2014-3
  6. ↑ Http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
  7. ↑ Http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
  8. ↑ Http://webaim.org/techniques/writing/
  9. ↑ Http://www.quickanddirtytips.com/education/grammar/how-to-eliminate-adverbs
  1. ↑ Http://www.thefreedictionary.com/valediction
  2. ↑ Https://www.prdaily.com/Main/Articles/39_ways_to_close_your_emails_16167.aspx
  3. ↑ Http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
  4. ↑ Http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf

Ще почитати: