Запит на пропозицію, або RFP-бізнес-інструмент, який дозволяє компаніям знайти консультантів або фрілансерів, щоб задовольнити потребу. Ефективна робота з RFP підвищує шанси отримати хорошу пропозицію від кваліфікованих кандидатів.Чим чесніші ви будете при вказівці ваших очікувань в запиті на пропозицію, тим більш імовірно, що Ви зможете знайти правильного кандидата для виконання роботи.
Кроки
Частина1З 5:
Визначте ваші потреби
Частина1З 5:
Зрозумійте, чого ви хочете.перший крок-розуміння того, який результат ви хочете отримати від проекту.[1] наявність конкретного бачення допоможе вам задавати правильні питання щодо послуг консультанта.- Визначте тип вашого проекту і складіть список кроків, які потрібно зробити для його успішного завершення.
- Визначте, якого роду допомога вам потрібна на вашу думку. Вам потрібен технічний фахівець, фахівець у сфері дизайну або обидва? Потрібна вам одна людина або команда, яка буде працювати на проекті? Чи може робота вестися віддалено або вам потрібен хтось, хто живе поблизу і з ким можна провести особисту зустріч?
- Запитайте себе, якого роду розробників або фахівців вам потрібно найняти, щоб завершити проект.
- Наявність базового уявлення і бачення не означає, що проект повинен піти (і піде) саме так, як ви собі уявили.
-
Оцініть ваші цілі і завдання.глобальні цілі вашої компанії можуть бути настільки ж важливими, як деталі проекту.[2]
- Перечитайте документ, де описана місія вашої компанії, навіть якщо ви самі його писали.
- Чітко зрозумійте, як проект допомагає реалізації місії компанії.
- Змініть ваше бачення проекту, якщо він не допомагає досягти глобальних цілей компанії.
- Визначте, як проект покращить вашу компанію, задовольнить потреби акціонерів або клієнтів.
- Складіть документ, який описує, як саме проект допомагає досягти цілей компанії і чому він відповідає місії. Вам може знадобитися включити цей опис в запит на пропозицію, але в той же час документ допоможе вам сфокусуватися на власних цілях в проекті.
-
Визначтеся з бюджетом. ви повинні знати конкретну суму, яку Ви можете витратити на проект. [3] чесність щодо того, який ваш бюджет, допоможе в побудові довгострокових відносин з консультантами, яких ви наймаєте.
- Поговоріть з відділом обліку або фінансів заздалегідь. Не потрібно просто припускати, що на проект ви можете витратити деяку суму.
- Переконайтеся, що ви врахували всі частини проекту і всіх фахівців, які вам буде потрібно найняти, щоб реалізувати проект.
- Сплануйте додаткові витрати. Проекти-особливо великі проекти-рідко вкладаються в бюджет. Залиште собі можливість для маневру на випадок непередбачених витрат з самого початку, це допоможе вам залишитися в плюсі.
- Запропонуйте конкурентну оплату. Пам'ятайте, що менша плата часто означає більш низьку якість. Разом з тим висока оплата за проект може не дати вам помітно кращого результату, ніж просто оплата за «звичайною ціною».
-
Розпишіть таймлайн.ви повинні скласти детальний план етапів виконання роботи із зазначенням кінцевих дат подачі пропозицій і завершення проекту. [4] ви можете розбити проект на окремі кроки або етапи і призначити дати виконання кожного з них.
- Підготуйте» зворотний " календар. Почніть з дати закінчення роботи над проектом і рухайтеся в зворотному напрямку, визначаючи проміжні дедлайни.
- Встановіть дату закінчення прийому заявок через 2-6 тижнів після дати розсилки запиту на пропозицію в залежності від того, який рівень деталізації і змін Вам потрібно.[5]
- Призначте і собі кінцеву дату написання запиту на пропозицію.
Частина2З 5:
Планування запиту на пропозицію
Частина2З 5:
-
Прочитайте інші запити на пропозицію.один з найкращих способів написати ефективний запит на пропозицію-прочитати запити інших людей. [6] це дасть вам уявлення про те, яку інформацію слід включити в запит, опис в якому стилі найпростіше читати і якому простіше слідувати, які візуальні приклади повинні бути включені.
- Пошукайте в Інтернеті зразок запиту на пропозицію. У мережі є багато прикладів з детальним описом структури і важливої інформації.
- Прочитайте актуальні запити на пропозицію від інших компаній. Уявіть, що Ви консультант, який намагається ознайомитися з пропозицією. Прочитайте запити на пропозицію, підготовлені іншими людьми, звертаючи увагу на те, якої інформації вам не вистачає в описі. Це допоможе вам написати власний запит краще. Переконайтеся, що ви включили відсутню інформацію в свій запит на пропозицію.
- Спробуйте знайти запити на пропозицію від компаній, які працюють в тій же сфері, що і ваша. Якщо у вас є знайомі в інших компаніях, запитайте у них, чи немає прикладів старих запитів на пропозицію, на які ви можете поглянути.
- Подивіться шаблони запитів на пропозицію в мережі.[7] вони можуть стати гарною відправною точкою, але ви повинні використовувати їх для того, щоб навчитися писати запити, а потім написати власний самостійно, щоб отримати більшу свободу у форматуванні та описі деталей.
-
Встановіть область і рамки вашого проекту.до написання запиту на пропозицію ви повинні зрозуміти сферу і рамки вашого проекту.[8] вам може знадобитися масштабування проекту, якщо ви зрозумієте, що вимагаєте занадто багато чого в занадто стислі терміни.
- Може бути корисним описати завдання, які не будуть вирішуватися в рамках конкретного проекту, навіть якщо ви плануєте повернутися до цих ідей в майбутньому. (Цю інформацію не варто включати в запит на пропозицію).
- Визначеність в описі рамок проекту в запиті на пропозицію дозволить консультантам підготувати відповідну пропозицію краще.
- Будьте реалістичні щодо того, який результат ви можете отримати при існуючому бюджеті і в ті часові рамки, які ви виділяєте консультанту.
-
Складіть список "вимог»і "побажань".Один із способів зрозуміти, чого ви хочете насправді від відповіді на ваш запит-скласти список ваших вимог і побажань.[9] кожна Ваша вимога або» обов'язкова до виконання " має бути включена в запит на пропозицію. Ви можете включити деякі (або більшу частину) ваших "побажань", одного переконайтеся, що ваш запит на пропозицію не стає нереалістичним або занадто громіздким.
- Ви можете уточнити в запиті на пропозицію, які з пунктів обов'язкові, а які лише бажані.
- Занадто велика кількість бажаних (бажаних) пунктів може відлякати потенційних консультантів, які відчують себе недостатньо кваліфікованими на підставі надто ідеалістичного опису.
- Збережіть список "побажань" для оцінки вступників пропозицій.
-
Вирішіть, хто буде читати пропозиції і вибирати виконавця. людина, яка буде читати пропозиції, які надійдуть у відповідь на ваш запит, повинна мати досвід читання, якщо не написання, запитів на пропозицію.
- Переконайтеся, що очікування людини чітко відображені в запиті.
-
Вкажіть мінімальну кваліфікацію кандидата.на додаток до вимог і побажань, які стосуються безпосередньо проекту, ви можете вказати свої очікування щодо освіти і досвіду консультантів, які будуть працювати над проектом.
-
Розробіть систему, по якій будете оцінювати пропозиції.Підготовка такої системи до написання запиту на пропозицію допоможе вам точніше визначитися з вимогами і очікуваннями.[10] Таким чином ви будете впевнені, що включили в запит найбільш важливі фактори.
- Визначте рейтингову систему для пропозицій. Виділіть кілька категорій з оцінкою за шкалою 1-10 і загальну оцінку.
- Пропозиція(я) з вищою оцінкою (ами) найкраще відповідають вашим запитам, швидше за все, буде вибрано одне з них.
- Деякі категорії, які варто включити в таблицю оцінювання: естетичність / дизайн, бачення, впровадження, бюджет, досвід і рекомендації, здатність укладатися в терміни, інтеграція вашої бізнес-моделі в дизайн, інноваційність, використання технологій, професіоналізм, реакція на конструктивну критику, комунікаційні здібності.
Частина3З 5:
Написання запиту на пропозицію
Частина3З 5:
-
Увімкніть релевантні деталі.не варто перевантажувати читача зайвою інформацією, але ви повинні включити всі релевантні деталі проекту в запит.[11][12] сюди можна віднести:
- Хто ви і які цілі вашої компанії
- Чому вам потрібен консультант на проект
- Яких результатів ви чекаєте в кінці проекту
- Як ви співпрацюєте з компанією
- Скільки ви готові платити
- Як і в які терміни відправляти пропозицію
- Як має бути структурована пропозиція
- Коли повинен бути виконаний кожен з етапів проекту
- Як ви будете оцінювати і вибирати пропозицію
- Коли ви повідомите обраного консультанта або компанію
- До кого звертатися з додатковими питаннями
-
Будьте конкретні, але не занадто.Ваш запит на пропозицію повинен бути чітким і конкретним щодо типу проекту і того, якого консультанта ви шукаєте, проте не варто висувати занадто жорсткі вимоги, які можуть відлякати хорошого кандидата. Знайти баланс може бути непросто.
- Якщо ви недостатньо конкретні, Ви отримаєте потік пропозицій, які занадто розмиті або не збігаються з вашим баченням.
- Якщо ви висуваєте занадто жорсткі вимоги, ви можете не отримати достатньої для вибору кількості пропозицій.
- Вам може знадобитися переписати запит на пропозицію, якщо пропозицій занадто багато або занадто мало.
-
Ефективно структуруйте ваш запит.оскільки ви даєте велику кількість інформації в невеликому обсязі, організація інформації-ключ до створення ефективного запит на пропозицію.
- Виділіть чіткі секції. Секції дозволяють розділити вашу пропозицію на легко сприймаються частини.
- Використовуйте напівжирне накреслення і підкреслення, щоб виділити найбільш важливі моменти, але робіть це помірно. Менше 10% тексту має бути виділено або підкреслено.
- Розділіть великі секції списками або поділіть їх на кілька коротших розділів.
- Додайте кілька добре оформлених графіків, щоб розбавити текст і зробити його візуально більш привабливим.
-
Запитайте рекомендації. переконайтеся, що ви запросили рекомендації.[13] у вас повинна бути можливість перевірити, чи задоволені попередні клієнти процесом роботи з консультантом або фірмою, а також проектом, який вони отримали.
- Переконайтеся, що ви зв'язалися з людьми, які можуть надати рекомендації консультанту. Запитайте, чи готовий клієнт в майбутньому повторно найняти консультанта, і переконайтеся, що задали питання як про процес співпраці, так і про проект.
-
Перечитайте запит на пропозицію перед відправкою.відправка незрозумілого запиту або запиту з друкарськими помилками або граматичними помилками-це непрофесіоналізм, який може коштувати вам кількох хороших пропозицій. Щоб компанію сприймали серйозно, ви повинні надавати якісний продукт.
- Дайте прочитати запит кому-небудь ще. Виявити власні помилки може бути нелегко.
- Можливо, Вам варто знайти когось, хто не бере участі в проекті або навіть не є співробітником компанії, і дати прочитати запит цій людині, щоб переконатися в тому, що цілі зрозумілі.
Частина4З 5:
Надсилання запиту на пропозицію
Частина4З 5:
-
Надішліть запит на пропозицію в консалтингові компанії з репутацією.хоча у великих компаніях працює безліч консультантів, компанії намагаються тримати марку і захищати свою репутацію, так що вони навряд чи будуть тримати співробітників, чий рівень нижче рівня очікувань компанії.[14]
- Ознайомтеся з відгуками про компанію в мережі. Відгуки, розміщені в Інтернеті, не завжди ідеальні, але це хороша відправна точка. Разом з тим, поставтеся до негативних відгуків з часткою скепсису. Переконайтеся, що у відгуку вказані причини невдоволення компанією, і ігноруйте емоційні висловлювання.
- Запитайте у вашого співробітника або знайомого з компанії, подібної до вашої, кому б вони рекомендували відправити запит на пропозицію. Навіть конкуруюча компанія з високою ймовірністю дасть вам чесні рекомендації щодо компаній з хорошою репутацією.
- Зателефонуйте в компанію і попросіть їх рекомендації. Запитувати рекомендації у окремих консультантів-звичайна справа, так що компанія, швидше за все, також не відмовить у наданні рекомендацій. Переконайтеся, що задаєте питання про процес співпраці з компанією, а також запитайте, чи готові люди, які надають рекомендації, найняти фірму повторно для майбутніх проектів.
-
Обмежте число фірм і окремих співробітників, яким ви розсилаєте запит.[15] якщо ваш запит відправлений всім і кожному, Ви отримаєте занадто багато пропозицій для виконання реалістичної оцінки або ж ваш запит не буде прийнятий всерйоз.
- Розробка пропозиції займає досить багато часу, і фірма або консультант навряд чи захочуть розглядати ваш запит серйозно і витрачати на нього час, якщо запит з'являється в поле зору занадто часто.
- Сфокусуйтеся на отриманні меншої кількості пропозицій більш високої якості.
-
Дайте окремим консультантам розумну кількість часу на підготовку якісної пропозиції.надавши фірмам і консультантам достатньо часу на читання і осмислення вашого запиту, підготовку їх бачення проекту і розробку якісної пропозиції, Ви отримаєте краще уявлення про те, яким вийде проект. [16]
-
Дотримуйтеся встановлених термінів. фірма, яка відправила запит пізно, могла не вкластися у встановлені вами терміни. Якщо ви серйозно ставитеся до термінів, не розглядайте пропозиції, які були відправлені після закінчення відведеного часу. Якщо вас менше турбують терміни, ніж якість проекту, можете розглядати і пропозиції, які надійшли після дедлайну.
Частина5 З 5:
Зразок запиту на комерційну пропозицію
Частина5 З 5:
Документ: запит на пропозицію
Джерела
- ↑ Http://www.htmlgoodies.com/beyond/webmaster/projects/how-to-write-a-request-for-proposal-for-a-web-project.html
- ↑ Http://www.planningmi.org/downloads/rfqs_and_rfps.pdf
- ↑ Http://strategicurban.com/9-tips/
- ↑ Http://www.spectrumscience.com/public-affairs/top-10-tips-for-writing-a-great-rfp/# sthash.DaV2xWRS.dpbs
- ↑ Http://effectivedatabase.com/resources/write-the-perfect-rfp/
- ↑ Http://strategicurban.com/9-tips/
- ↑ Http://rfp.prfirms.org/
- ↑ Http://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/overview-of-the-rfp-process
- ↑ Http://effectivedatabase.com/resources/write-the-perfect-rfp/
- ↑ Http://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/overview-of-the-rfp-process
- ↑ Http://www.htmlgoodies.com/beyond/webmaster/projects/how-to-write-a-request-for-proposal-for-a-web-project.html
- ↑ Http://www.werc.org/assets/1/assetmanager/rfpwritingguide.pdf
- ↑ Https://fivepaths.com/resources/writing-request-proposal
- ↑ Https://fivepaths.com/resources/writing-request-proposal
- ↑ Http://www.spectrumscience.com/public-affairs/top-10-tips-for-writing-a-great-rfp/# sthash.DaV2xWRS.dpbs
- ↑ Http://effectivedatabase.com/resources/write-the-perfect-rfp/
